Skargi i wnioski

ZARZĄDZENIE NR 32/Z/2022 z dnia 13.09.2022

Prezesa Zarządu Wodociągi Rewal Sp. z o. o. z siedzibą w Pobierowie

w sprawie zasad przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wnoszonych do przedsiębiorstwa Wodociągi Rewal sp. z o.o. z siedzibą w Pobierowie.

Na podstawie § 1 ust. 2 Regulaminu Zarządu Wodociągów Rewal Sp. z o. o., zarządzam  co następuje:

§ 1

Niniejszym zarządzeniem ustalam zasady przyjmowania, rejestrowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków wnoszonych do przedsiębiorstwa Wodociągi Rewal Sp. z o.o. z siedzibą w Pobierowie, zwanego dalej „Przedsiębiorstwem”.

§ 2

1. Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez pracowników Przedsiębiorstwa lub interesów skarżących,  a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.
2. Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji i procedur zarządzania Przedsiębiorstwem, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności oraz lepszego zaspokajania potrzeb lokalnej społeczności.
3. O tym, czy dane pismo jest skargą lub wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna.
4. informację  wskazującą w jaki sposób i w jakich godzinach można wnosić skargi i wnioski należy umieścić w widocznym miejscu w budynku Przedsiębiorstwa oraz w biuletynie informacji publicznej.

§ 3

1. Organem rozpatrującym skargi i wnioski we wszystkich sprawach związanych z działalnością Przedsiębiorstwa jest Prezes Zarządu.
2. Organem właściwym do rozpatrywania skarg dotyczących pracy Prezesa Zarządu jest Rada Nadzorcza.

§ 4

1. Skargi i wnioski mogą być wnoszone w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Wodociągi Rewal Sp. z o.o., ul. Poznańska 31 , 72 – 346 Pobierowo lub elektronicznej: sekretariat@wodociagirewal.pl, a także bezpośrednio poprzez zgłoszenie ustne do protokołu w dniach i godzinach pracy administracji Przedsiębiorstwa.
2. W przypadku zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, w którym zamieszcza datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię, nazwisko (nazwę) i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. Protokół podpisują zgłaszający oraz przyjmujący skargę lub wniosek. Wzór protokołu stanowi załącznik  nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Pracownik przyjmujący skargę lub wniosek ustnie do protokołu zobowiązany jest niezwłocznie po przyjęciu skargi lub wniosku przekazać protokół z wniesienia skargi lub wniosku do Biura Zarządu celem zarejestrowania w rejestrze skarg i wniosków i nadania dalszego biegu sprawie.

§ 5

1. Rejestr skarg i wniosków wpływających do Przedsiębiorstwa prowadzi Biuro Zarządu, które jednocześnie koordynuje ich rozpatrywanie.
2. Rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w formie elektronicznej i zawiera:

1. datę wpływu skargi/wniosku,
2. adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,
3. krótką informację czego dotyczy skarga/wniosek,
4. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
5. data załatwienia sprawy,
6. krótka informację o sposobie załatwienia sprawy.

3. Oryginały skarg, wniosków oraz zawiadomień o sposobie ich załatwienia przechowuje Biuro Zarządu.
4. Biuro Zarządu nadaje numer sprawy oraz zakłada teczkę aktową i odpowiadający jej spis spraw zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.

§ 6

Prezes Zarządu rozpatruje skargi i wnioski we własnym zakresie lub może je przekazać do załatwienia odpowiednio:

1. Członkowi Zarządu lub Prokurentowi – w sprawach koordynowanej przez nich działalności Przedsiębiorstwa;
2. Dyrektorom – w sprawach działalności podległych im pionów, z wyjątkiem spraw dotyczących działań pracowników administracji;
3. Dyrektorowi Biura Zarządu – w sprawach działalności administracji Przedsiębiorstwa.

§ 7

1. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania.
2. W przypadku, gdy z treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie siedmiu dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

§ 8

1. Skargi i wnioski załatwiane są bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
2. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w ust. 1 zawiadamia się stronę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 9

1. W przypadku, gdy rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy, Prezes Zarządu lub wyznaczone do załatwienia sprawy osoby, o których mowa w § 5, zbierają i badają niezbędne materiały.
2. Prowadzący postępowanie wyjaśniające zwraca się do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Przedsiębiorstwa o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień.
3. Udzielający wyjaśnień lub przekazujący materiały zobowiązany jest do zachowania tygodniowego terminu na przekazanie materiałów lub udzielenie wyjaśnień.

§ 10

1. Wyznaczona do załatwienia sprawy osoba, o której mowa w § 5, po zapoznaniu się ze skargą i zebraną w sprawie dokumentacją, sporządza projekt zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi lub wniosku i wraz z całą dokumentacją sprawy przedstawia projekt odpowiedzi do akceptacji Prezesa Zarządu.
2. Prezes Zarządu zawiadamia pisemnie osobę, która wniosła skargę lub wniosek o sposobie załatwienia sprawy.            
3. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi lub wniosku, które przekazuje się skarżącemu lub wnioskodawcy zawiera:

1. wskazanie, w jaki sposób skarga lub wniosek zostały załatwione;
2. w przypadku zawiadomienia o odmownym załatwieniu skargi – uzasadnienie faktyczne             i prawne;
3. pieczątkę i podpis Prezesa Zarządu.

4. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi sporządza się w dwóch egzemplarzach. Egzemplarz, który zostaje w aktach sprawy opatrywany jest podpisem osoby rozpatrującej skargę  lub wniosek, a w przypadku rozstrzygania wątpliwości prawnych, także podpisem radcy prawnego o sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym.

§ 11

1. W przypadku, gdy po zbadaniu i przeanalizowaniu skargi lub wniosku nie zostaną stwierdzone żadne uchybienia i nieprawidłowości, skargę lub wniosek oddala się jako bezzasadne.
2. W przypadku gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia, została uznana za bezzasadną i jej bezzasadność wykazano w odpowiedzi na skargę, a skarżący ponowił skargę bez wskazania nowych okoliczności – Prezes Zarządu może podtrzymać swoje poprzednie stanowisko z odpowiednią adnotacją w aktach sprawy bez zawiadamiania skarżącego.

§ 12

W przypadku potwierdzenia zarzutów i uchybień zawartych w skardze lub wniosku Prezes Zarządu lub wyznaczona przez niego osoba podejmuje stosowne środki w celu naprawy bądź usunięcia stwierdzonych uchybień oraz przyczyn ich powstania.

§ 13

Niniejsze zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.