Pytania i odpowiedzi - DT/1/ZP/2014

Wszyscy Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia

 Wodociągi Rewal Sp. z o. o. w Pobierowie  działając jako Zamawiający w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego pn. : „Bezgotówkowy zakup paliw płynnych dla firmy Wodociągi Rewal Sp. z o. o w Pobierowie” na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z poźniejszymi zm.) zwanej dalej ustawą,  przekazuje poniżej treść otrzymanych pytań do SIWZ dotyczących załącznika nr 4 – Wzór Umowy wraz z udzielonymi przez Zamawiającego odpowiedziami:

PYTANIA I ODPOWIEDZI ORAZ INFORMACJA O ZMIANACH

Pytanie 1.

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par. 3 ust. 2 Umowy zmianę

Czy istnieje możliwość zmiany wymagań dotyczących dowodów wydania zawartych w par. 3 ust. 2?

(Czy isnieje możliwość zmiany wymagań dotyczących dokumentów wydania zawartych w umowie w par. 3 ust. 2? Dowody nie są dokumentami WZ lecz wydrukami z terminala obsługującego karty flotowe mające na celu potwierdzenie transakcji)

Dowody wydania nie są dokumentami fiskalnymi lecz wydrukami z terminala obsługującego karty flotowe mające na celu potwierdzenie transakcji.

Dowód wydania zawiera następujące informacje:

• Dokładny adres stacji paliw
• Nr karty, na którą dokonywana była transakcja
• Nr rejestracyjny samochodu
• Kwota zapłaty
• Ilość wydanego paliwa
• Data i godzina transakcji

Jeden egzemplarz dowodu wydania zostaje wydany kupującemu, natomiast drugi pozostaje na stacji paliw. Jest on generowany po zatwierdzeniu transakcji poprawnym pinem, nie ma więc możliwości potwierdzania dokumentu podpisem, poprawność dokonanej transakcji wskazuje zapis/informacja: "KOD PIN POPRAWNY".

Odpowiedź na pytanie 1.

Nie dopuszcza. Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Pytanie 2.

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do par. 4 ust. 3. Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do  par. 5 ust. 3, by termin płatności był liczony od daty wystawienia faktury, a nie od daty otrzymania  przez Zamawiającego faktury, tak, aby wynosił 14 dni i liczony był od daty wystawienia faktury?

Wykonawca nie będzie znał daty doręczenia faktury do Zamawiającego i takie liczenie terminu płatności może spowodować problemy z wyliczeniem odsetek w przypadku powstania ewentualnych zaległości w płatnościach.  Sprzedawca nie będzie znał daty doręczenia faktury do Kupującego i takie liczenie terminu płatności może spowodować problemy z wyliczeniem odsetek w przypadku powstania ewentualnych zaległości w płatnościach.

W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. 

E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej.

E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie w następnym dniu roboczym po wystawieniu w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy. Ze względu na szybkość jaką zapewnia komunikacja elektroniczna terminy wystawienia i otrzymania faktury praktycznie pokrywają się.

Strony ustalają zapłatę za realizację zamówienia na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego

Odpowiedź na pytanie 2 

Nie dopuszcza . Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Pytanie 3.

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do  par. 6 ust. 1 lit. b) Umowy  dodanie w przyszłej umowie wartości umowy od której ma być liczona  kara umowna?

Odpowiedź na pytanie 3

Zmiana zapisu zostanie uwzględniona w modyfikacji  treści załącznika nr 4 do SIWZ (wzór umowy).

Pytanie 4.

Czy Zamawiający zaakceptuje zmianę w odniesieniu do  projektu umowy ? Aby Wykonawca zwrócił Zamawiającemu koszty za badania paliwa oraz koszty usunięcia skutków dotyczących złej jakości paliwa najpierw musi być przeprowadzone przez postępowanie reklamacyjne, a następnie reklamacja musi zostać uznana przez Wykonawcę. Ponadto czy Zamawiający zaakceptuje usunięcie fragmentu mówiącego o odmówieniu zapłaty - Zamawiający pobrał paliwa i zobowiązany jest do zapłaty za pobrany towar, ewentualne żądania Zamawiającego mogą zostać uwzględnione po uprzednim rozpatrzeniu reklamacji. Wykonawca proponuje  zapis: "W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres: ………..@......................, która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej?"

Odpowiedź na pytanie 4 

Nie dopuszcza . Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Pytanie 5.

Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu  do projektu umowy wprowadzenie zapisu o następującej treści: „W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych Wykonawcy z dnia 01.07.2012 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flotowych z dnia 01.07.2012r?”

Odpowiedź na pytanie 5

Nie dopuszcza . Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Pytanie 6.

W odniesieniu do zapisów SIWZ oraz postanowień umowy , informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowanie paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji wyłącznej lub modernizowanej, - przy czym nie koniecznie może to być stacja „całodobowa” (w okresie realizacji umowy może zaistnieć taka ewentualność – dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)?

Odpowiedź na pytanie 6 

Nie dopuszcza . Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Pytanie 7.

Czy istnieje możliwość zaakceptowanie taryfikatora opłat za karty oraz zmianę terminu dostarczenia kart ?( pkt. b  istotnych warunków umowy ):

 - 10 zł netto za karty nowe wydane po podpisaniu umowy oraz kolejne karty wydawane na nowe numery rejestracyjne lub nowego użytkownika zamawiane w okresie obowiązywania  umowy oraz wznowione (wydane po upływie terminu ważności).

- 10 zł netto za karty zamienne (wydawane w miejsce utraconych, zmiana  dotychczasowych danych) Wykonawca przesyła karty w ciągu 15 dni roboczych licząc od dnia złożenia zamówienia na karty. Następnego dnia Wykonawca listem poleconym wysyła piny. Mając na uwadze zobowiązania wobec innych firm działających w systemie flotowym oraz odległość naszych firm, Wykonawca chciałby posiadać pewność terminowego dostarczenia kart. Wykonawca dołoży również wszelkich starań, aby karty dostarczone były w najkrótszym czasie. Aby uniknąć sytuacji braku możliwości zatankowania pojazdu, Wykonawca proponuje wydanie karty na okaziciela, tzw. uniwersalnej. Dostosowanej do potrzeb wszystkich użytkowanych pojazdów i wydawanej przez menadżera floty tylko osobie oczekującej na docelową kartę.

Odpowiedź na pytanie 7 

Nie dopuszcza . Zamawiający podtrzymuje zapisy Specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Zamawiający informuje, że pytania i odpowiedzi na nie stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. 

INFORMACJA O ZMIANACH

Powołując się na zapisy art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z  poźniejszymi  zm .) Zamawiający informuje o modyfikacji treści  załącznika nr 4 do SIWZ (wzór umowy) oraz o zamieszczeniu na stronie internetowejwww.wodociagirewal.pl   poprawnego załącznika nr 4 do SIWZ pod nazwą „MODYFIKACJA”

1. Poprawny załącznik nr 4 do SIWZ do pobrania - MODYFIKACJA

2. Pytania i odpowiedzi do DT/1/ZP/2014 oraz informacja o zmianach  do pobrania - link

Uwaga:      Czcionka w kolorze czerwonym oznacza zmienioną treść.

                        Termin składania i otwarcia ofert nie ulega zmianie.

Powyższe pismo zostało przesłane do Wykonawców, zamieszczone na   stronie  internetowej i tablicy ogłoszeń Zamawiającego  w dniu 21 marca 2014 r.

                                                                                                          ZATWIERDZAM:

                                                                                                           Prezes Zarządu

                                                                                              mgr inż. Sylwia Brzęczkowska